Ausencias

El módulo de Vacaciones y Ausencias de Xignable permite llevar un registro detallado de todos los eventos que impliquen la falta de un colaborador a su puesto de trabajo, por ejemplo licencias médicas, mudanzas, maternidad, días de estudio, exámentes, vacaciones e incluso ausencias no justificadas.

Las ausencias pueden dividirse en dos grandes grupos:

• Ausencias justificadas: todas aquellas que están preestablecidas por ley, contrato de trabajo, preacuerdo, etc. y que generalmente el colaborador anticipa a la organización con una fecha cierta.
• Ausencias no justificadas: todas los demás tipos de ausencias donde el colaborador no se presenta a su puesto de trabajo y no avisó con anticipación a la organización.

Dentro de las ausencias justificadas, Xignable separa los eventos en dos áreas para poder gestionarlos de forma más organizada:

• Licencias: las ausencia anticipadas, o bien imprevistas pero justificadas (como el caso de las licencias médicas), que afectan al colaborador.
• Vacaciones: el tiempo de descanso que corresponde al colaborador luego de un período de trabajo.

En los casos puntuales en que se trate de una ausencia no justificada se aclarará específicamente en el contenido. Se hará referencia a "Vacaciones" cuando se trate de ausencias específicas de dicho período de descanso.

En Xignable, las vacaciones se gestionan desde su propia área, el área Vacaciones, mientras que todos los demás tipos de ausencias se gestionan en el área Ausencias.

Vacaciones

Las vacaciones son un tipo particular de ausencia, diferenciado en general del resto, por las siguiente características:

• Son otorgadas por ley, contrato de trabajo o acuerdo entre partes, es decir que siempre son justificadas y en la mayoría de los casos, son anticipadas a la organización.
• Poseen un régimen de días que varía según el país, leyes vigentes, acuerdos laborales y/o la antigüedad del colaborador.
• Establecen siempre un tope máximo.
• Poseen características variables de interpretación o aplicación. Por ejemplo, algunos lugares computan únicamente días hábiles para las vacaciones, mientras que en otros lo hacen en días corridos.

La plataforma gestiona las vacaciones utilizando dos elementos que trabajan conjuntamente:

• El contador de días de vacaciones: Es un atributo numérico entero (contador), que forma parte del legajo del colaborador. Cuando se da de alta un nuevo colaborador en la plataforma, este atributo se inicializa en cero. Un usuario con el rol de Administrador de personal puede modificar este contador, pero sólo de manera indirecta, utilizando los registros de vacaciones. No hay forma de editar este contador manualmente.
• El registro de vacaciones: son los movimientos registrados que modifican el contador de vacaciones de los colaboradores. Cada registro consta de una categoría, que puede sumar o restar días, y una cantidad de días, que en conjunto modifican el mencionado contador.

Licencias

Las licencias representan permisos solicitados o avisos anticipados de una ausencia del colaborador a su puesto de trabajo. En algunos casos, las licencias están tipificadas y contempladas por la ley vigente, mientras que en otros casos son solamente solicitudes del colaborador hacia la organización para ausentarse por un período de tiempo.

Xignable permite definir topes por categorías de licencias, los cuales en ningún caso son forzados por la plataforma, sino que sirven para permitir llevar un control al sector de Recursos Humanos o al responsable de la unidad del colaborador, y alertar sobre un posible exceso de días solicitados. Estos topes se explican en la sección de Acuerdos laborales.

Creación automática de registros de ausencias y vacaciones

En lugar de asignar la tarea de mantener actualizados los registros de ausencias o vacaciones a un asistente de Recursos Humanos, Xignable brinda la posibilidad de hacerlo de manera automática partiendo de la solicitud de un colaborador.

La forma en que esto funciona es a partir de las solicitudes de los colaboradores.

Cuando un colaborador inicia una solicitud, y esta es finalmente aprobada por Recursos Humanos, se puede crear un evento relacionado en el área de Ausencias de forma automática.

Este evento se crea con un estado No confirmado, indicando que es un evento en el futuro. Cuando llega el momento en que el evento se confirma (en la fecha propia de la ausencia), el evento de ausencia se confirma.

A partir de esa confirmación pueden ocurrir dos cosas:

• Si la categoría de la solicitud inicial era por una licencia, no ocurre nada más.
• Si la categoría de la solicitud inicial era por vacaciones, se genera un nuevo evento, en el área de Vacaciones, y se descuentan los días correspondientes del contador de días de vacaciones del colaborador.

Para que esta característica de eventos encadenados funcione correctamente, es necesario establecer cierta configuración entre categorías de diferentes áreas: Solicitudes, Ausencias y Vacaciones.

En general, cuando se crea tu organización en Xignable, varias de estas categorías ya vienen con asociaciones pre-establecidas entre ellas, por lo que sólo es necesario agregar o editar las categorías y asociaciones que consideres necesarias.

Para saber más sobre la creación automática de registros de ausencias y de vacaciones, consulta la sección Creación automática de registros ausencias y vacaciones.