Esta funcionalidad requiere de ambos módulos: Solicitudes + Vacaciones y Ausencias.
Xignable permite crear registros de licencias y de vacaciones tanto de forma manual como automáticamente.
El método manual es similar a como se crean tantos otros ítems dentro de la plataforma: existe una pantalla específica que permite hacer consultas, y ofrece la posibilidad de crear esos ítems de forma individual o en lotes importados desde un archivo.
La creación automática de registros de Ausencias y (posteriorment) de Vacaciones es un proceso que involucra 3 áreas de Xignable:
El proceso automático ocurre de la siguiente manera:
El registro en el área Ausencias se crea únicamente cuando la solicitud es aceptada definitivamente por Recursos Humnanos. No se crean registros con las aprobaciones de responsables de unidad.
Para que el proceso de generación automática de registros en las áreas Ausencias y Vacaciones funcione correctamente, se deben encadenar categorías de 3 áreas: Solicitudes, Ausencias y Vacaciones, en ese orden.
Esta relación se establece desde el menú Organización -> Áreas y Categorías, y se inicia desde el área de Solicitudes, dado que es donde ocurre el primer evento de la cadena: la solicitud del colaborador.
Existen ciertas reglas para generar estas asociaciones entre categorías de diferentes áreas, como las siguientes:
No todas las categorías del área Solicitudes deben relacionarse con categorías del área Ausencias. Por ejemplo, una solicitud del tipo "Modificación de datos personales" no suele especificar un rango de fechas, y no tiene relacion con ningún tipo de ausencia.
| Área Solicitudes | Área Ausencias | Área Vacaciones |
| Día por examen | Licencia por exámen | -- |
| Licencia médica | Licencia médica | -- |
| Vacaciones | Licencia por vacaciones | Vacaciones gozadas |
(se omitieron los años para hacer más simple la descripción)
Supongamos que el colaborador Juan Martínez posee 15 días de vacaciones en su contador.
El día 20 de octubre este colaborador genera una solicitud para pedir sus vacaciones, iniciando el 15 de enero del año siguiente hasta el 29 de enero de ese mismo año.
La pantalla de la solicitud que él ve muestra que le serán descontados 10 días de vacaciones en caso de aprobarse. Este cómputo de días depende del acuerdo laboral asociado al colaborador. Consulta la sección Acuerdo laborales para más información.
Un responsable de la unidad del colaborador examina la solicitud y la aprueba, por lo que esta escala hacia Recursos Humanos.
El día 21 de octubre, un asistente de Recursos Humanos verifica la solicitud. Determina que las fechas son correctas, y la cantidad de días calculados por la plataforma también, por lo que la aprueba definitivamente.
En ese momento, Xignable comprueba que la categoría "Vacaciones" de la solicitud tiene una asociación con la categoría "Licencia por vacaciones" del área de Ausencias, por lo que genera un registro en esta área con los siguientes datos:
Cuando llega la fecha 15 de enero, el proceso periódico de Xignable detecta un registro de ausencias sin confirmar y procede a cambiar su estado a confirmado.
En paralelo, verifica que la categoría "Licencia por vacaciones" del registro de ausencia tiene una asociación con la categoría "Vacaciones gozadas" del área Vacaciones.
El mismo proceso crea un registro en el área Vacaciones con los siguientes datos:
Una vez creado el registro de vacaciones, se descuentan 10 días del contador de días de vacaciones del colaborador, quedándole el mismo con la cantidad de 5.