Los documentos son una categoría especial de archivos que contienen información personal de un único usuario.
Un ejemplo de documento es un certificado médico, mientras que un archivo que no es documento podría ser una imagen del logo de la organización en una publicación.
En Xignable existen varias áreas bien diferenciadas que gestionan documentos de forma directa:
Documentos firmables
Sanciones
Legajos digitales
Otras áreas, como la de solicitudes, también gestionan documentos, pero en forma de archivos adjuntos a las solicitudes. Cuando llega el fin de ciclo de las mismas (por ejemplo al ser aprobadas), se brinda la posibilidad de copiar estos archivos adjuntos a los legajos de los colaboradores.
Xignable soporta nativamente los siguientes formatos de archivos para los documentos:
Cuando se requiere visualizar un tipo de archivo para el cual no hay un visor nativo, Xignable ofrece la descarga del mismo para ser visto localmente en el dispositivo del usuario con otra herramienta que pueda manipularlo, por ejemplo, archivos Tiff o presentaciones.
Los documentos firmables requieren la firma electrónica del destinatario. Cuando un colaborador recibe un documento firmable, éste deberá firmarlo ya sea utilizando su contraseña o, si la organización habilitó la característica, por medio de una firma gráfica.
Al firmar el documento, el colaborador está prestando conformidad sobre el mismo.
Los documentos firmables pueden ser archivos PDF existentes (único formato admisible para ser firmado), o bien formularios que el colaborador debe completar.
En este último caso de haber recibido un formulario, al momento de firma la plataforma generará el archivo PDF con todos los datos provistos junto con la firma del colaborador.
Ejemplos de documento firmables son los recibo de haberes, bonos, compensaciones, etc., mientras que ejemplos de formularios puede ser las ficha de actualización de datos personales.
Como se mencionó anteriormente, Xignable permite crear las categorías y formularios que la organización precise, sin estar atada a modelos pre-armados.
Las sanciones disciplinarias también se gestionan como documentos firmables, pero se encuentran en un área separada para evitar que una visualización recurrente pueda tener un impacto negativo en el colaborador.
Esta área permanecerá invisible al colaborador a menos que haya recibido una sanción por parte de la organización.
Es un área que almacena la información personal de cada colaborador, como las solicitudes de ingreso, contratos de trabajo, certificados médicos, etc.
Los legajos digitales se pueden alimentar de documentos ingresados manualmente, así como también de archivos adjuntos provenientes de las solicitudes realizadas por los colaboradores, o por ingresos de documentos desde el área de Onboarding.
Los documentos en esta área admiten una etiqueta, un campo de texto opcional que puede ser utilizado para realizar consultas mejor direccionadas.