Control horario
Xignable brinda la posibilidad de registrar los eventos de ingreso y salida del turno laboral de los colaboradores.
Existen algunas configuraciones que se administran a nivel de la organización, pero para una mayor flexibilidad, la mayoría de las opciones se administran utilizando plantillas de control horario.
Plantillas de control horario
Las plantillas de control horario son un conjunto de configuraciones que se aplican a grupos de personas con requerimientos de registro de horario similares, y como tales, pueden ser asociadas a equipos o unidades de autorización definidas en la organización.
La siguiente es una lista de las configuraciones que acepta una plantilla de control horario:
- Nombre
- Habilitada
- Prioridad
- Permitir aprobaciones parciales en el mes
- Bloquear la edición de eventos antes de
- Horario de ingreso
- Horario de salida
- Tolerancia de ingreso
- Horario de descanso
- Tiempo de descanso
- Permitir a los usuarios fichar manualmente
- Requerir ubicación en fichada manual
- Permitir a los usuarios editar lo eventos de fichada
- Contemplar los días no laborables definidos por la organización
- Insertar descansos automáticos si hay un único evento de fichada (sólo en fichada manual)
- Días no laborables fijos
- Grupos y unidades de autorización que utilizan esta plantilla
A nivel de la organización, existen 2 configuraciones que afectan el comportamiento del módulo de control horario:
- El control horario lo gestiona únicamente el sector de Recursos Humanos
- Permitir aprobar eventos del mes en curso
Eventos de control horario
Así como las plantillas definen el modo de gestionar el control horario, los eventos son la información que se registra para luego poder ser evaluada por el sector de Recursos Humanos.
Los eventos puede registrarse de dos maneras:
- De forma externa: mediante un sistema de gestión de control horario, por ejemplo: lector de huellas, tarjetas magnéticas o RFID, QR Scan, etc. En estos casos se debe realizar una importación de datos desde el sistema de origen o bien utilizar la API de Xignable.
Para la importación de eventos generados externamente se requiere de un módulo de importación provisto por Xignable, el cual se debe configurar según el formato de los datos a importar.
- De forma interna: mediante la opción de iniciar la fichada presente en la pantalla de inicio de Xignable, que se visualiza cuando se activa el módulo de control horario y la plantilla que afecta al colaborador tiene activada la opción Permitir a los usuarios fichar manualmente.
Propiedades de los eventos
Los eventos de fichada de Xignable se componen de las siguientes propiedades:
- Usuario
- Fecha de inicio
- Fecha de cierre
- Tipo de evento
- Hora trabajada
- Pausa
- Bloqueo (evento del sistema)
- Observaciones
- Datos de aprobación
- Datos de geolocalización
Registro manual de eventos
Cuando se habilita el registro manual de eventos en una plantilla de control horario, los usuarios afectados por dicha plantilla verán una tarjeta adicional en la pantalla de inicio de Xignable:
Los botones dentro de la tarjeta permiten cambiar el estado del turno trabajado: iniciar, detener o pausar (si la opción de pausa está activada en la plantilla).
Por otro lado, si se presiona la tarjeta sobre cualquier otra parte que no sea un botón, se accederá a la pantalla de hoja de control horario:
Aprobación de eventos
Xignable segmenta la visualización de eventos en meses-calendario (es decir, desde el día 1 al último día del mes seleccionado), lo que significa que al momento de consultar o aprobarlos, la persona a cargo debe primero elegir el mes/año y la plataforma mostrará las hojas de control horario de dicho mes.
El proceso de aprobación requiere que el usuario aprobador indique una fecha hasta la que se aprueban los eventos (fecha límite), la cual establece el día -incluido- hasta cuando se aprueban todos los eventos anteriores que no estuvieran previamente aprobados. No se debe confundir esta fecha con la fecha de aprobación de los eventos, la cual indica el momento en el que se efectúa la acción de aprobación.
Según la configuración de las plantillas que afectan a los usuarios, pueden realizarse aprobaciones parciales en el mes, por ejemplo, aprobar los eventos de una semana, quincena, etc., lo que puede ser de utilidad cuando existen grupos de colaboradores que deben presentar sus horas trabajadas y requieren la aprobación de horas aún cuando el mes en curso no ha finalizado.
La aprobación de eventos siempre es retroactiva y completa. Esto quiere decir que una aprobación abarca todos los eventos anteriores a la fecha tope seleccionada y no deja abierta la posibilidad de que existan eventos sin aprobarse entre 2 eventos de aprobación.
La pantalla de aprobación de eventos muestra un resumen de lo registrado para cada usuario. Estos resúmenes se llaman también hojas de control horario:
Para más información consulta más adelante la sección destinada al módulo de control horario.