Colaboradores
En Xignable, los colaboradores comprenden a las personas que trabajan de forma interna y/o externa.
Cada función está pensada para facilitar las tareas que los colaboradores deben realizar en el día a día.
Desde que se crea un nuevo colaborador, este pasa por distintos estados dentro de la plataforma:
- Creado (no activado): Es el estado inicial de un colaborador al momento de crear su cuenta de usuario. En este estado, la única acción posible es la activación de la cuenta. Un colaborador que no ha activado su cuenta de usuario no puede utilizar ninguna función de Xignable.
- Activo: Es el estado que permite al colaborador ingresar e interactuar con Xignable normalmente.
- Restringido: Permite que el colaborador ingrese a la plataforma, pero no puede realizar ninguna acción que implique modificación, eliminación de información o firma de documentación. Únicamente puede realizar acciones de consulta.
- En ingreso: Es un estado especial que se utiliza cuando se crea una cuenta a un colaborador nuevo, y antes de ser activada se le solicita la carga o firma de documentación de ingreso. Cuando un colaborador está en el estado "En ingreso", éste solamente tiene acceso al área de Onboarding.
- Deshabilitado: Este estado no permite que el colaborador ingrese o utilice la plataforma de ningún modo. Se restringe completamente su acceso a la vez que se manteniene toda su información hasta que la organización decida eliminar su cuenta definitivamente.
Una cuenta de colaborador recientemente creada no puede ingresar a Xignable directamente. Antes, debe pasar por el proceso de activación de la cuenta.
Cuando un administrador crea una cuenta de colaborador nueva, se envía un correo electrónico a la dirección definida durante su alta, junto a un código de activación.
El colaborador debe ingresar al vínculo especificado en el mensaje de correo e ingresar:
- El código de activación y
- Una contraseña segura que solo él o ella conoce.
El código de activación tiene una vigencia de 7 días antes de que caduque.
En caso de que el colaborador no active su cuenta durante este período, el administrador deberá enviarle un nuevo código de activación utilizando la pantalla de gestión de colaboradores de la plataforma.
En el instante en que un colaborador activa su cuenta, sucederán dos cosas:
- La plataforma generará un nuevo certificado personal de firma electrónica, protegido con una contraseña aleatoria, la cual a su vez es encriptada con la contraseña provista por el colaborador. Esto implica que nadie más que el propio colaborador puede hacer uso de dicho certificado para firmar documentación (*).
- El estado del colaborador cambia de Creado (no activado) a uno de los estados post-activación seleccionados por el administrador: Activo o En ingreso.
(*) Xignable no almacena las contraseñas de los colaboradores en texto plano, sino en una codificación de una sola vía conocida como hash, es decir que no es posible recuperar una contraseña desde la base de datos y descifrarla. Por este motivo, toda acción que requiera el uso del certificado de firma del colaborador (como la firma de documentación) precisa que la persona ingrese su contraseña durante la operación.